Gestionnaire Administratif

Il y a 2 mois


SintGillis, Belgique OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L'ENFANCE Temps plein

**Description de l’entreprise
**Votre environnement de travail:
Le service Achats est intégré dans la direction Logistique (service Achats, service Travaux et service Facilities). Il a pour mission de répondre aux besoins de l'ensemble des membres du personnel de l'ONE en fournitures et services.

**Description de la fonction
**Vous assurez le suivi administratif de l'ensemble des dossiers du service Achats en fonction de votre expérience professionnelle et de vos connaissances particulières.
- Traiter le courrier entrant et en assurer le suivi (distribuer, encoder dans le tableau de suivi,...)
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord du service
- Fournir l'information sur les activités du service Achats aux services qui le demandent
- Assurer un support logistique lors de présentations du service (diapositives informatiques,...)
- Tenir à jour la page « Achats » du site Intranet
- Collaborer avec la direction du développement des ressources humaines concernant les absences des agents du service
- Assurer les contacts avec les utilisateurs de la téléphonie mobile et faire l'interface avec le prestataire de service
- Rédiger des notes et documents modèles ainsi que les comptes rendus de réunion du service
- Encoder des commandes fournisseur et en assurer le suivi
- Constituer et classer des dossiers
- Proposer des modalités de classement en fonction du type de document et/ou d'informations
- Prendre en charge le traitement des communications téléphoniques
- Appliquer les procédures administratives en vigueur et proposer des améliorations
- Organiser son activité et rendre compte auprès du supérieur hiérarchique
- Participer à la formation des nouveaux agents du service
- Assurer des remplacements en cas d'absence des collègues (relayer au retour l'information qui les concerne)
- Mettre à disposition des collègues l'information relative à sa propre activité

**Description du profil**
- Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
- Une expérience professionnelle utile dans une fonction de support administratif constitue un atout considérable pour la prise de fonction
- Une première expérience dans le traitement de données budgétaires est un plus car le travail nécessite une affinité particulière pour les chiffres
- Vous garantissez la confidentialité des données traitées avec l'ensemble du service Achats
- Vous bénéficiez de bonnes compétences orales et rédactionnelles (niveau orthographique et grammatical très bien développé, rédaction de documents administratifs sur base d'un jugement critique de l'information,...)
- De nature sociable et communicative, vous êtes une personne organisée et polyvalente
- Vous êtes capable de travailler en autonomie tout en restant dans le cadre d'un travail d'équipe ; la fonction comporte de nombreuses collaborations internes et externes
- Vous explorez tous les éléments d'un problème (définir le problème ; générer des alternatives ; évaluer et sélectionner des alternatives ; mettre en œuvre des solutions) et vous assumez la responsabilité de vos actions entreprises
- Vous vous adaptez rapidement à de nouvelles situations et/ou vous êtes prêt à changer selon les situations ou circonstances
- Vous maîtrisez suffisamment les outils de la suite Office usuelle (Word, Excel, Outlook)

**Avantages du poste
**Nous vous offrons:

- 2.332,54 euros bruts mensuels sur base de l'indice actuel (0 année d'ancienneté) - Echelle barémique 200/1
- Titres-repas de 6,60 euros par jour presté (avec retenue de 1,24 euros)
- Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile/lieu de travail - Facilité d'accès en transport en commun
- Pécule de vacances et prime de fin d'année
- 27 jours de congé annuels + jours fériés extra-légaux + congés du 25/12 au 1/1
- Larges possibilités de formations en cours de carrière
- Plage horaire flexible
- Cadre de travail agréable & télétravail

**Informations supplementaires**
Lieu de travail Saint-Gilles, Belgique

Type de contrat : Travail

Autres Informations :



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