Executive Assistant CEO

il y a 2 jours

Brussels, Belgique Activa - Bureau de Recrutement Temps plein

Le poste

Pour le secrétariat du Chief Executive Officer en notre siège social à Bruxelles, nous sommes à la recherche d’un (h/f) Executive Assistant Objectif L'Executive Assistant, qui rapportera directement au CEO, veillera à fournir un support de qualité sur le plan administratif, logistique ou encore dans le cadre de projets. Il/elle fera le lien entre le CEO et les stakeholders internes et externes.

L'Executive Assistant sera apte à évaluer efficacement une large gamme de situations et démontrera des facilités à s'exprimer tant à l'oral qu'à l'écrit.

Il/elle sera doté d’excellentes aptitudes administratives, fera preuve d'organisation et arrivera à maintenir un équilibre réaliste parmi une foule de priorités.

Il/elle arrivera également à gérer de A à Z des projets de manière autonome, et sera capable de travailler sous pression pour traiter, avec discrétion, un large éventail d'activités et d'affaires confidentielles.

Responsabilités
- Gérer le calendrier, le planning des réunions et les documents du CEO ; veiller à ce que ce dernier soit briefé et dispose des informations nécessaires avant les réunions ;
- Intervenir, au nom du CEO, auprès de membres du Comité de Direction, partenaires, clients et employés ;
- Contribuer à la création de présentations, tant pour des réunions internes que pour des conférences externes ;
- Gérer les communications du CEO:

- Filtrer les appels entrants ; noter fidèlement les messages et les relayer rapidement ; organiser les appels et conférences téléphoniques comme demandé, et maintenir à jour une liste de tous les contacts importants ;
- Assurer un suivi proactif des aspects critiques afin de veiller au respect des échéances et des engagements ;
- Gérer les documents sensibles.
- Planifier et coordonner des voyages en Belgique et à l'étranger, réserver des vols et des hôtels et anticiper d'éventuels retards et aléas de voyage ;
- Programmer et coordonner des réunions, en ce compris sélectionner des hôtels/ équipements, prévoir les repas, coordonner les déplacements et toutes les activités à l'extérieur ;
- Assurer un support opérationnel, aider à gérer les notes de frais et les tâches administratives récurrentes ;
- Gérer, en fonction des demandes, d'autres tâches, recherches et projets qui pourraient s'avérer opportuns. Fonction Qualifications
- Anticipe les besoins du CEO, en faisant preuve en permanence d'un sens aigu de l'urgence, d'un jugement éclairé, d'intégrité et de discrétion dans le traitement de données hautement confidentielles ;
- Témoigne d'une approche proactive à la résolution de problèmes et d'un solide pouvoir de décision ;
- Dispose d'excellentes aptitudes communicationnelles tant à l'oral qu'à l'écrit ;
- Possède un grand talent d'organisation qui reflète son habileté à gérer et prioritiser efficacement une multitude de tâches/projets, à passer d'une chose à l'autre et à revoir fréquemment ses priorités ; le tout avec un haut degré d'exactitude et de respect des délais ;
- Démontre d'excellentes capacités interpersonnelles et une facilité à nouer des relations avec les parties prenantes (staff, membres du Comité de Direction et partenaires externes) ;
- A un sens élevé du service client et s'adapte facilement à des exigences diverses ;
- Fait preuve de maturité dans la gestion de ses émotions ;
- Est disposée à fournir un support en dehors des heures normales de bureau, avec une flexibilité en ce qui concerne les heures supplémentaires.

Exigences
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou d'un master ;
- Vous pouvez faire valoir 5 à 10 ans d'expérience dans une fonction de support à des membres de direction ;
- Vous avez une excellente connaissance de Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
- Vous maîtrisez le français, le néerlandais et l’anglais. La connaissance de l'allemand est un atout ;
- Vous avez une expérience professionnelle probante dans un environnement au rythme soutenu et aux échéances serrées ;
- Vous avez de l’expérience dans l'élaboration de solutions complexes en termes de planning et de logistique (s'étalant sur différents fuseaux horaires)

Conditions de travail

CDD 6 mois

Temps plein

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Horaires:

- Travail de jour

Formation:

- Bachelier (Optionnel)

Langue:

- Néerlandais (Exigé)
- Anglais (Optionnel)

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    il y a 2 jours

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    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Lyreco Management Sas Temps plein

    Êtes-vous enthousiaste à l'idée de vivre une nouvelle aventure professionnelle ? Chez Lyreco, nous offrons plus qu'un emploi, une carrière ! Notre CEO est à la recherche d'un **CEO Executive Assistant **talentueux et ambitieux pour rejoindre notre équipe dans le cadre d'un CDI. Le poste sera basé sur Bruxelles. Lyreco est le leader européen et le...

  • Executive Assistant to The CEO

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Brussels Airport Temps plein

    **Be part of our beating heart** Brussels Airport wil bekend staan als een van de beste luchthavens ter wereld, een volledig verbonden economische hub voor mensen en bedrijven, het kloppende hart van Europa, waar klanten, innovatie en duurzaamheid centraal staan. Wil jij de luchthaven van vandaag en morgen helpen vormgeven? Stop met dromen en kom ons team...

  • Executive Assistant

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique Hydrogen Council Temps plein

    **Job Experience**: **5 to 8 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **03 Sep 2024** The Hydrogen Council is recruiting for an organized and experienced **Executive Assistant** to support the CEO and wider team in a dynamic, global environment. Are you interested in being at the forefront of the clean energy revolution and helping...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    De groep EIFFAGE is één van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers, actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde, vastgoedpromotie, waterbouwkundige- en milieuwerken, schrijnwerk en industriële werken. Om de toenemende werklast op het hoofdkantoor het hoofd...

  • executive assistant

    il y a 3 semaines

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  • Executive Assistant to The CEO and Membership

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Eurogroup for animals Temps plein

    The Executive Assistant to the CEO and Membership Assistant reports to the Operations Manager and works closely with the CEO plus the Membership Officer in the Development Team. S/he must interact in a transparent and professional manner with a wide range of stakeholders (members, Board Members and staff). To perform this role successfully, s/he is expected...

  • Administrative Assistant to CEO

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Global Reporting Initiative Temps plein

    **Job description**: **Administrative Assistant to CEO** **Start Date**: ASAP **Salary**: €40,000 (gross per year on full time basis) **Location**: Brussels or Madrid **Contract**: 1 year initially - extension by mutual consent **Position summary** The Administrative Assistant will perform a wide range of tasks in organizational support of the Chief...

  • Executive Assistant CEO

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique Arcadius Temps plein

    **Je functie**: The Executive Assistant role is not only a support job but you'll be also** involved in the content** of the business which is really exciting ! The tasks are varied and you can really make a difference and express your ideas. - Manage CEO’s **agenda**: - ** Prioritize** inquiries and requests; use common sense and make recommendations to...

  • Personal Assistant to The CEO

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique Luminus Temps plein

    Publicatiedatum: 18 september 2024 - Brussels - Contract open-end As the **Personal Assistant to the CEO at Luminus**, you will play a crucial role in the efficient operation of the CEO office. You manage a wide range of executive and administrative support related taks, and acts as the liaison between the CEO and various **internal and external...

  • Associate, Executive Assistant Ii

    Il y a 9 mois

    Brussels, Belgique BNY Mellon Temps plein

    Overview **Position Summary**: The incumbent provides high-level support to the CEO of the The Bank of New York Mellon SA/NV (our “European Bank”) as well as to the Chairman, the INEDs (external), all senior executive visitors (EMEA and US) and visiting clients, regulators, or other stakeholders. **Key Responsibilities**: **Schedule...

  • executive assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique Robert Half Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Vind je het leuk om zakelijke bijeenkomsten te coördineren en te organiseren? Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Jongleer jij nauwkeurig met een veelheid aan taken zonder je prioriteiten te verliezen? Dan is deze baan waarschijnlijk iets voor jou. Als...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique Robert Half Temps plein

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    il y a 4 semaines

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  • Member Relations

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique American Chamber of Commerce in Belgium Temps plein

    Do you love getting things organized and are you committed to quality? Are you motivated to strengthen relationships with our member companies and feel comfortable dealing with senior executives? Then we would like to hear from you as we search for a new **Member Relations & Executive Assistant **to join the AmCham Belgium team! As a Member Relations &...

  • Member Relations

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique American Chamber of Commerce in Belgium VZWASBL Temps plein

    Do you love getting things organized and are you committed to quality? Are you motivated to strengthen relationships with our member companies and feel comfortable dealing with senior executives? Then we would like to hear from you as we search for a new **Member Relations & Executive Assistant** to join the AmCham Belgium team! As a **Member Relations &...

  • Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is currently recruiting a bilingual FR/EN **Executive Assistant** (M/F/X) for a European training organization active in the **legal sector**. **Robert Half** is currently recruiting a bilingual FR/EN **Executive Assistant** (M/F/X) for a European training organization active in the **legal sector**. Our client is located **in the center of...

  • Executive Assistant, Brussels

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Teneo Temps plein

    **Role**: We are searching for an Executive Assistant to join our team at Teneo Brussels to be responsible for the administrative support to the President of Teneo Europe, the CEO of Teneo Brussels, and another senior colleague on the Teneo team, and to proactively support and anticipate their needs and priorities. Key responsibilities include daily diary...

  • Executive Assistant

    il y a 1 mois

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  • Executive Assistant

    il y a 1 mois

    Brussels, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    Le groupe EIFFAGE est l'un des leaders européens de la Construction, des systèmes énergétiques, des infrastructures et des concessions. A travers ses 14 filiales et ses 2.000 collaborateurs, Eiffage Benelux est actif dans le bâtiment, le génie civil, la promotion immobilière, les travaux hydrauliques et environnementaux, la menuiserie et les...