Un-e Assistant-e Administratif-ve
il y a 4 jours
offre d'emploi 2024/117
**Le Département des infrastructures recrute**:
**Un-e assistant-e administratif-ve**
**Pour un CDI contractuel à temps plein**
**Poste ouvert aux agent-es sous statut équivalent**
**Contexte**:
Le département des infrastructures de l’ULB, assure de nombreuses missions au service de ses utilisateur-rices que sont les étudiant-es, les chercheur-euses et les enseignant-es de l’ULB, notamment:
- assurer la maintenance, l’entretien et la rénovation des infrastructures,
- développer de nouvelles surfaces, construire des bâtiments,
- optimiser nos consommations d’énergie suivant un plan climat ambitieux,
- assurer la protection et la sécurité des campus et des personnes s’y trouvant.
L’organisation administrative du département suit une logique de service : les assistant-es administratif-ves sont rattaché-es à 1 ou 2 services, sur différents campus. Il y a un réseautage interne entre ces personnes (~8), pour partager les bonnes pratiques et s’entraider.
Vu la taille de notre département (environ 140 personnes) et l’ampleur de nos missions, nous souhaitons augmenter nos ressources administratives avec un-e assistant-e transversal-e qui viendra en renfort dans des services ou sur des projets en fonction des pics d’activités et des besoins.
Cela donne à cette fonction un caractère polyvalent attrayant pour des personnes qui aiment découvrir de nouveaux sujets, qui ont l’esprit d’entraide et le contact facile.
Ce poste sera rattaché au service support et missions transversales (SMT) et est prévu à temps plein ou à temps partiel (discutable).
Le service SMT, quant à lui, rassemble une dizaine de personnes en charge de la coordination de l’administration du département : marchés publics, achats et conventions, gestion de projets, gestion des ressources humaines, gestion budgétaire et administration.
Des déplacements réguliers sur d’autres campus sont encouragés et seront parfois indispensables à certains moments (Bruxelles).
**Missions essentielles**:
Voici le cœur des métiers administratifs de notre département, même si chaque service a ses spécificités.
1. Achats et suivi budgétaire:
- Assurer le suivi administratif des achats des services, des devis jusqu’aux factures, en suivant les règlementations de marché public et en veillant aux intérêts de l’université
- Tout achat nécessite en amont une mise en concurrence suivant la législation des marchés publics. En collaboration avec les responsables, préparer les demandes d’offres de prix et rédiger les rapports d’analyse des offres.
- Encoder les commandes dans SAP en y associant les justificatifs nécessaires. Tenir et suivre l’échéancier des commandes récurrentes
- Préparer les dossiers pour le Délégué du Gouvernement
- Assurer le suivi des commandes : vérifier et valider les factures, contrôler les prix, les prestations, indexations. Assurer le suivi administratif des litiges et contentieux avec le support des experts du département : PV de carences, envoi de recommandés, etc
- Participer à la refacturation de nos services : fluides, téléphonie, etc. Encoder les données dans différentes plateformes, suivre la facturation et la refacturation aux partenaires de l’ULB
- Suivre en continu l’évolution des engagements et dépenses comptables dans SAP, demander les corrections éventuelles au département financier
- En soutien au responsable du service, tenir des tableaux de suivi budgétaire
2.Support administratif transversal:
- Accompagner les équipes dans les démarches administratives internes : fournir les documents adéquats et informer sur les procédures en vigueur (RH, finance)
- Assister aux réunions régulières et rédiger les synthèses le cas échéant
- Rédiger ou mettre en page les courriers sortants, réceptionner et distribuer les courriers entrants
- Tenir à jour les dossiers électroniques et papiers et en organiser un classement méthodique
- Mettre à jour les procédures
- Participer au réseau « synergies secrétariats » du département : échanger des bonnes pratiques, échanger du soutien dans certaines matières
- Participer à la digitalisation de nos outils
3. Accueil:
- Participer à l’accueil et la convivialité dans nos locaux
- Accueillir les visiteur-ses de tous types
- Communiquer, assurer une fonction de facilitateur-rice, avec les utilisateur-rices, les autres services et les fournisseurs externes
**Profil**:
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Avoir une expérience de minimum 5 ans
**Connaissance et compétences générales**:
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft. (Word, Excel, Outlook, powerpoint)
- Excellente maîtrise du français
- De l’expérience en comptabilité est un atout.
- La maitrise de l’anglai
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique HAYS Temps pleinMilmort | Assistant(e) administratif(ve) | FR/NL/ANG | 2800€ - 4000€ brut | CDI | 1102682 Votre nouveau rôleEn tant qu’assistant(e) administratif(ve), votre mission consiste à soutenir l’équipe de Facility management. Vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables des installations (ordre du jour, planification, appels...
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Stagiaire Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique Louyet Group Temps pleinLouyet Group **En tant que stagiaire assistant(e) administratif(ve), vous êtes en charge**: - De répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages ou diriger les appels vers les bons interlocuteurs; - D’aider à la gestion des dossiers clients (création, mise à jour et archivage); - De gérer les factures, devis et bons de commande sous la...
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Un-e Assistant-e Administratif-ve
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps pleinoffre d'emploi 2024/108CDD Le Département des relations et ressources humaines - Service Centre d’accompagnement de la carrière recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDD à mi-temps **Contexte**: Le DRH est organisé en 4 pôles, parmi lesquels le Centre d’accompagnement de la carrière (CenAcC) et la Cellule Bien-être (CBE). Dans le...
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Réceptionniste - Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique ASAP.be Temps plein**Qu'allez-vous faire?**: Notre client spécialisée en consulting financier qui aide ses clients à prendre des décisions éclairées recherche un(e) Réceptionniste - assistant(e) administratif(ve) bilingue pour effectuer les tâches suivantes: Accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou départements. Gérer les appels entrants...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Les chiffres et le soutien administratif vous passionnent ? Alors cette offre d'emploi en tant qu'**assistant(e) administratif(ve)** au cœur de Bruxelles pourrait bien être la solution idéale pour vous ! En tant que collaborateur du département Digital Payments, vous l'assisterez dans diverses tâches administratives telles que le...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Apside Temps plein**À propos d'Apside** Depuis 1976, Apside se distingue comme un groupe international d'ingénierie et de services numériques (ESN) dédié à la création de valeur sociétale pour ses clients et collaborateurs. Avec un chiffre d'affaires de plus de 250 millions d'euros, un réseau de 28 agences et plus de 3000 collaborateurs, Apside accompagne plus de...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'un emploi qui met l'accent sur la proactivité et de solides compétences organisationnelles ? Dans ce travail, vous êtes en contact avec de nombreuses parties acteurs. Faites valoir vos compétences et postulez dès maintenant à l'emploi d'**assistant(e) administratif(ve)**. Vos tâches sont les suivantes: -...
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Un-e Assistant-e Administratif-ve
Il y a 3 mois
Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps pleinoffre d'emploi 2024/101CR **La Maison des Sciences Humaines recrute**: Un-e assistant-e adminsitratif-ve Pour un contrat de remplacement à temps plein **Contexte**: La MSH est une structure d’accueil de la recherche en Sciences Humaines et Sociales. Les équipes qui y sont intégrées sont interfacultaires et les recherches menées interdisciplinaires. En...
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Un-e Assistant-e Administratif-ve
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps pleinoffre d'emploi 2024/115 La Faculté de Philosophie et Sciences sociales - Administration facultaire - recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDI à temps plein **Contexte**: La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l’Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.500 étudiant-es, elle apporte un...
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Assistant-e Administratif-ve
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Exaris Interim Temps pleinPour une entreprise familiale bruxelloise travaillant dans la production d'étiquettes adhésives durables, nous recherchons un-e assistant-e administratif-ve **Fonction**: L'assistant-e administratif-ve contribue à maintenir l’efficacité opérationnelle du département de support en assurant la gestion administrative et en soutenant les processus...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique APB - Algemene Pharmaceutische Bond Association Pharmaceutique Belge Temps plein**Société**: L’Association Pharmaceutique Belge (APB) représente les pharmaciens d’officine. L’APB soutient ses membres dans leur pratique quotidienne, développe et promeut le libre exercice de la profession de pharmacien indépendant. Le Service de Contrôle des Médicaments (SCM) de l'APB est le laboratoire partenaire de tous les pharmaciens...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique CARTOON - AEFA Temps pleinCARTOON est une association internationale sans but lucratif créée en 1988 avec l’aide du Programme MEDIA de l’Union européenne. Son objectif : dynamiser et renforcer la création européenne d’animation. CARTOON a développé des concepts uniques d’événements sectoriels destinés à structurer le marché européen. CARTOON organise chaque...
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Un-e Assistant-e Administratif-ve
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps pleinoffre d'emploi 2024/106 La Faculté de Médecine - Signal Transduction and Metabolism Laboratory recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour CDI contractuel à mi-temps **Contexte**: La mission de notre laboratoire est d'effectuer des recherches biomédicales dans le domaine des maladies métaboliques et inflammatoires. À cette fin, nous utilisons des...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Dans ce poste d'**assistant administratif**, vous jouerez un rôle clé et aurez un impact réel. Vous êtes intéressé par un emploi dans lequel vous pourrez mettre à profit vos compétences administratives ? Alors postulez rapidement à cette offre d'emploi d'assistant administratif. Vos responsabilités sont les suivantes: - Vous...
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Employé(E) Administratif(Ve) Nl-fr
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Accent Temps pleinNotre client se concentre délibérément sur les travaux spécialisés de rénovation et de restauration dans et autour des bâtiments, des structures de bâtiments et des monuments. Cela va des rénovations générales aux techniques d'assainissement, de la restauration de vitraux au désamiantage. L'entreprise garde l'artisanat sous ses propres ailes....
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Un-e Assistant-e Administratif-ve
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps pleinoffre d'emploi 2024/103CDD Le Département Inforsciences - la Cellule de coordination recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDD d’un an renouvelable à temps plein **Contexte**: INFORSCIENCES est le Département en charge de la diffusion des Sciences de la Faculté des Sciences de l’ULB. Il a pour mission principale de promouvoir les...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Tempo-Team Temps pleingroupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -
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Assistant-e Administration Et Finance
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique Caritas International Temps plein**ASSISTANT-E ADMINISTRATION ET FINANCE** **CDI - TEMPS PLEIN - BRUXELLES** **Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité,** **actives ensemble à travers 200 pays et régions. A l’étranger, nous venons en aide aux victimes de** **catastrophes et de conflits, de la faim et de la pauvreté. En...
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Employé(E) Administratif(Ve)
il y a 1 jour
Brussels, Belgique Sodexo Belgique Temps plein**Fonction**: En tant qu'**employé(e) administratif(ve),** vous êtes responsable des tâches suivantes: - Vous effectuez **la consolidation des commandes, la facturation hebdomadaire et mensuelle, ainsi que la clôture mensuelle**: - Vous agissez en tant que **backup du Account Manager**: - Vous adoptez un **mindset zero risk** et vous ne faites pas de...
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Agent(E) Administratif(Ve) Safety
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Volt International Temps pleinPour notre client actif dans l'industrie de l’énergie et localisé à **BRUXELLES**, nous sommes à la recherche d’**un(e) assistant(e) administratif(ve)** au sein du département du service Contractor Safety Management (CSM). Le but de ce service est de guider, d’inspirer, de motiver et de corriger les sous-traitants sélectionnés sur le plan de...
