Office & Facilities Coordinator
il y a 2 semaines
**Type of contract**: Full-time one-year contract that may become permanent (renewable).
**Expected starting date**: as soon as possible.
Bruegel is recruiting a skilled Office & Facility coordinator, whose role will ensure the smooth running of our Brussels-based office's daily operations and maintain the long-run building efficiency.
To fulfil this role, the Office & Facility coordinator will work closely with the members of the different departments to collect their needs and will therefore be the contact person for office-related matters.
**MAIN RESPONSIBILITIES**
Under the supervision of the Head of Finance & Operations, the Office & Facilities Coordinator performs the following core tasks in coordination with the other team member(s).
Your tasks are split between operations and facility management, approximately 60% and 40%, respectively and include - but are not limited to:
**Office coordination**:
- Welcome and assist guests and visitors, handle incoming calls and other communications;
- Be the contact person for general requests i.e. address them or redirect them to the concerned staff member;
- Coordinate and manage travel request processes;
- Maintain office procedures and implement new ones to improve office efficiency.
- Process credit cards reports and monitor office budgets;
- Organise internal events/meetings (professional lunches or dinners, retreats ) organisation;
- Perform general office clerk duties and errands;
- Supervise the work of subsequent Operations team member, if required;
**Facility management**:
- Coordinate office space allocation and booking and prepare meeting rooms,
- Ensure common basic facilities are ready to use daily,
- Monitor office supplies inventory and place orders,
- Maintain relationships and contracts with external stakeholders and service providers
- Oversee office building projects and renovations,
- In coordination with the internal Prevention advisor, ensure facilities meet the legal requirements (energy, health and security)
**GENERAL REQUIREMENTS**
Fluency in spoken and written English, as well as in French and/or Dutch, is necessary.
**APPLICATION PROCEDURE**
- A CV **and** a cover letter (in English) in one **single** PDF document (merged)
**_Applications that do not meet these requirements will not be considered._**
- Bruegel is committed to ensure equal opportunities and treatment for all, by ensuring that no job applicant receives less favourable treatment on the grounds of race, colour, nationality, religion, ethnic or national origins, gender, marital status, caring responsibilities, sexual orientation, disability, or chronic illness._
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Regional Night Transport Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Transport Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Operations Manager B2C
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Transport Planner
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Local Offices
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique BDO Belgium Temps pleinThis job in a nutshell: Do you enjoy following up on and resolving facility issues? Do you enjoy interacting with many different internal and external parties? Do you have an affinity with and interest in the more technical aspects of building maintenance? Are you not afraid to discuss problems, help look for good solutions and track KPIs with external...
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Transport Planner
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinOver AMPAMP (bpost group) is het grootste persverdelingsbedrijf van België. Met 500 werknemers bouwen we het grootste en meest winstgevende netwerk pers- en buurtwinkels in België. Vanuit 5 distributiesites en kantoren in Vlaanderen, Brussel en Wallonië bedienen we 4.500 persverkooppunten en verdelen we dagelijks 425.000 magazines en 260.000 kranten....
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Office Coordinator, Carnegie Europe
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Carnegie Endowment for International Peace Temps plein**Office Coordinator** **Carnegie Europe** Carnegie Europe, the European center of the Carnegie Endowment for International Peace, seeks an entrepreneurial and dynamic administrative professional to serve as Office Coordinator in its Brussels office. The Office Coordinator will be responsible for managing Carnegie Europe's facilities, liaising with...
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Facilities & Logistics Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels Airport, Belgique Aviapartner Temps plein**Wat wordt er van jou verwacht in deze functie?** De Facilities & Logistics Coordinator is verantwoordelijk voor het functioneel houden van de gebouwen (ook de operationele gedeelten ervan) en de voertuigen van Aviapartner in België. Wat doe je precies in deze functie? Onder andere: - De Facilities medewerkers aansturen; taken toewijzen en opvolgen -...
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HR Payroll
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Facilities & Logistics Coordinator
il y a 6 jours
Brussels Airport, Belgique Aviapartner Temps plein**Wat wordt er van jou verwacht in deze functie?**De Facilities & Logistics Coordinator is verantwoordelijk voor het functioneel houden van de gebouwen (ook de operationele gedeelten ervan) en de voertuigen van Aviapartner in België.Wat doe je precies in deze functie? Onder andere:- De Facilities medewerkers aansturen; taken toewijzen en opvolgen-...
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Employé administratif Transport
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Building & Facilities - Hospitality Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AXA Temps plein**Le département Building & Facilities (B&F) d'AXA Belgium (au sein des Ressources Humaines) se compose d'une équipe d’experts en Building & Facilities en charge de l'exploitation des bâtiments d'AXA Corporate localisés principalement à Bruxelles, Liège et Berchem.** **Afin d'assurer une gestion professionnelle des bâtiments et des services...
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Facility Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique VINCI Facilities Belgium Temps pleinVINCI Energies Belgium stelt ongeveer 2.800 mensen tewerk en realiseert een jaarlijkse omzet van 580 miljoen euro. VINCI Energies Belgium opereert onder vijftien merken, meer bepaald. Met onze 60 business units, verspreid over gans België, staan wij zeer dicht bij onze klanten. Dankzij onze technische expertise en jarenlange ervaring, begrijpen wij de...
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Operational Coordinator Facilities
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Test Achats Test Aankoop Temps plein**Your main responsibilities**: In close collaboration with the Team coordinator, you will be responsible of: Technical building maintenance: - Monitor building alerts and respond promptly to alarms (fire & other) during evenings and weekends. - Oversee building works during the weekend to ensure completion and compliance with standards. - Schedule and...
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Building & Facilities - Hospitality Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AXA Group Temps pleinLe département Building & Facilities (B&F) d'AXA Belgium (au sein des Ressources Humaines) se compose d'une équipe d’experts en Building & Facilities en charge de l'exploitation des bâtiments d'AXA Corporate localisés principalement à Bruxelles, Liège et Berchem. Afin d'assurer une gestion professionnelle des bâtiments et des services connexes,...
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Circulation Officer
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Service Center agent
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AMP Temps pleinAMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en...
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Building & Facilities - Hospitality Coordinator
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique AXA Temps plein**Het departement Building & Facilities (B&F) van AXA Belgium (bij Human Resources) bestaat uit een team experts in Building & Facilities die verantwoordelijk zijn voor de uitbating van de gebouwen van AXA Corporate die voornamelijk in Brussel, Luik en Berchem gelegen zijn.** **Voor het professionele beheer van de gebouwen en de aanverwante diensten zijn we...
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Facilities Coordinator Part Time
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique CBRE Temps pleinPosted- 07-Jan-2023- Service line- GWS Segment- Role type- Part-time- Areas of Interest- Facilities Management- Location(s)- Brussels - Brussels Hoofdstedelijk Gewest - Belgium**We are looking for a part time Facility Coordinator for our client Cargotech**. - Responsibility level: To deliver best practice facilities management & building services which are...
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Facilities Coordinator Part Time
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique CBRE Temps pleinPosted- 07-Jan-2023- Service line- GWS Segment- Role type- Part-time- Areas of Interest- Facilities Management- Location(s)- Brussels - Brussels Hoofdstedelijk Gewest - Belgium**We are looking for a part time (16hours/ week) Facility Coordinator for our client Wework at Brussels.**- Responsibility level: To deliver best practice facilities management &...
