Assistant Administratif

il y a 1 mois

Etterbeek, Belgique Travaillerpour.be Temps plein

**CODE DE SÉLECTION**:

- XFC24369

**LANGUE**:

- Français

**DIPLÔME**:

- Bachelier

**TYPE DE CONTRAT**:

- Contractuel

**NIVEAU DE FONCTION**:

- B

**TYPE DE RECRUTEMENT**:

- Recrutement externe

**DURÉE**:

- Durée indéterminée

**LIEU DE TRAVAIL**:

- 1040 Etterbeek

**TEMPS PLEIN/TEMPS PARTIEL**:

- À temps plein

**Contenu de la fonction**:
L'assistant administratif assurera un support administratif ou budgétaire, conformément aux procédures ou aux activités du service.

Il aura pour missions notamment d'assurer un support transversal auprès des différents services de Vivalis dans le cadre des processus internes et de veiller à l'harmonisation des documents ou éléments d'identité visuelle de l'administration.

En tant qu'**assistant administratif au sein de la direction "Coordination & Procédures"**, la fonction exige de:

- Assurer la vérification et la liaison avec les directions concernées, pour le suivi des factures liées aux activités de Vivalis dans le cadre des marchés publics et des contrats ;
- Assurer le suivi des procédures du secrétariat du Conseil Consultatif pour l'organisation des réunions et l'utilisation des outils de gestion, en concertation avec les services concernés ;
- Contribuer au partage de l'information liée aux procédures ou aux activités budgétaires du service et mettre à jour les tableaux de bord ;
- Contribuer au monitoring de la centralisation des contrats de l'administration ;
- Offrir un support administratif aux différents services à chaque étape des marchés publics et veiller à la mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers ;
- Garantir un soutien auprès du management de la direction "Coordination & Procédures" et des Fonctionnaires dirigeants pour l'organisation et le suivi des réunions ;
- Participer aux projets ou animer des sessions de travail menées par le service.

**Employeur**:
Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication":

- "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés,... ;
- "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
- "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ;
- "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
- L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.

L’assistant administratif travaillera au sein du service "Coordination & Appui transversal", sous la supervision du directeur "Coordination & Procédures" et du premier attaché, responsable du service "Coordination & Appui transversal".

**Compétences**:
**PROFIL**
- Diplôme demandé
- Expérience
- Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
- La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

**Offre**:
**Ce que nous offrons pour ce poste**
- Barème B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,81 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
- Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
- Assurance hospitalisation, en ce compris, enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
- Accessibilité aisée via les transports en commun ;
- Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
- Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo ;
- Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
- Possibilité de télétravailler ;
- 35 jours de congé par an ;
- Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
- Nombreuses possibilités de formation ;
- Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

**Procédure**:
**Déroulement du recrutement**:
L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.

Certaines quest

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    **Description**: Tasks - General office management - Board / General Council Preparations - Changes Board - Belgian Gazette - Preparation of activity report - Daily press review - Contract mgmt. - Procedures mgmt. - Calendar mgmt. - Order administration - Lunch vouchers mgmt. - Cash mgmt. - Hardware - IT contractor interface - Potential Special projects -...

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    **Description**: This company in an association active in the environment field and more specifically, helps dealing with carbon emissions. As an Administrative team assistant you will be in carge of the following: - provide administrative help to the team, - set up meetings, - be the contact person with external people : accountant, lawyers,...

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