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Gestionnaire Administratif-ve

Il y a 2 mois

SintPietersWoluwe, Belgique UCLouvain Temps plein

L’UCLouvain recrute un-e Gestionnaire administratif-ve (H/F/X)

**Référence du poste**: SF 35224

Publication interne et externe jusqu'au 14/05/2023

Pour le Service d'aide aux étudiants (AIDE), de l'Administration de la vie étudiante (AVIE)

**Site principal**: Bruxelles (Woluwé)

Contrat au cadre, à temps partiel (50%), pour une durée indéterminée

**Entrée en fonction**: à partir de la mi-août 2023

Contexte / Mission

L’administration de la vie étudiante (AVIE) recherche, pour le Service d’aide aux étudiants (AIDE), un-e collaborateur-rice chargé-e de l’accueil et du support administratif et logistique, sur le site de Woluwé.

Au service d’Aide plus de 50 personnes aident au quotidiennement des centaines d’étudiant.es à mener à bien leur projet d’étude tout en veillant à un équilibre et à une qualité de vie. L’équipe est composée de psychologues, assistant-es sociales/sociaux, médecins, accompagnateurs-trices pédagogiques, infirmières en santé communautaires, formateurs/formatrices, accueillant.es.

A Woluwé, l’équipe est composée de 8 personnes.

La fonction s’exerce sous la responsabilité de la directrice d’AIDE.
Fonction
- Accueil:
**Accueillir la demande étudiante dans un continuum**: accueil, analyse, évaluation, orientation ;
Première ligne téléphonique du service ;
Gestion des agendas pour toutes les équipes.
- Support aux missions de l’équipe santé:
Ouverture administrative des dossiers médicaux ;
Informations aux étudiants dans le cadre des bilans de santé ;
Participation aux actions de dépistages MST ;
Soutien administratif dans le cadre des étudiant-es stagiaires ;
Soutien administratif et à l’accueil de « Pack en bloque » ;
Commandes des fournitures, laboratoire, etc.
- Secrétariat général:
Caisse et comptabilité ;
Organisation de la distribution des supports d’information aux étudiants ;
Accueil des nouveaux collègues (facilitation des démarches administratives) ;
**Gestion des locaux**: organisation du nettoyage, de la maintenance, des fournitures ;
Gestion administrative des jobistes (engagement, formation).
- Support à l’équipe sociale:
Information de première ligne ;
Support administratif (encodage, courriers, logistique documents) ;
Soutien au Service des jobs
- Support à l’équipe animation:
**Location des salles**: information, relais, orientation vers les ressources ;
Relais d’information, orientation vers des ressources ;
Support administratif aux projets et commissions.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau bachelier professionnalisant. Une formation d’Assistant-e social-e, d’infirmier-e ou un Bachelier en psychologie est un atout sérieux.

Connaissance des outils bureautiques et informatiques courants.

Bonne connaissance de l’anglais (min.B2).

Capacités organisationnelles.

Autonomie, anticipation, pro-activité.

Souplesse, disponibilité.

Capacités d’accueil, d’écoute et relationnelle.

**Fibre sociale**: ouverture, respect, équité, impartialité.

Discrétion, confidentialité, déontologie, respect du secret professionnel.

Sens du service à l’équipe, capacité de travailler en concertation.

La connaissance du réseau UCLouvain et du site de Woluwé sont des atouts.

**Note**: Pas de télétravail possible parce qu’il s’agit d’’une fonction d’accueil à bureau ouvert.

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